Gall cofrestriadau dysgwyr gael eu cyflawni gan y rhan fwyaf o rolau a enwir o fewn Canolfan ond fel arfer caiff ei wneud gan y rhai a neilltuwyd i’r rôl Cyswllt Arholiadau neu Gyswllt Gweinyddol. Gellir gweld a rheoli rolau a neilltuwyd yn Rheoli Cysylltiadau.
Cyn cofrestru dysgwyr, rhaid i ganolfannau cymeradwy sicrhau bod prosesau cofrestru, a rheoli cofnodion wedi’u dogfennu’n glir, ar waith sy’n dilysu hunaniaeth pob dysgwr yn effeithiol. Rhaid i ganolfannau cymeradwy sicrhau bod polisi diogelu data mewnol y ganolfan yn adlewyrchu'r ddeddfwriaeth bresennol a bod rheolaethau ar waith i sicrhau diogelwch manylion dysgwyr.
Rhaid i ganolfannau gofrestru pob dysgwr o fewn 25 diwrnod gwaith i ddyddiad cychwyn y cwrs ar gyfer cyrsiau byr hyd at ac yn cynnwys 15 wythnos o hyd, ac o fewn 40 diwrnod gwaith i’r dyddiad cychwyn ar gyfer cyrsiau hirach sy’n para mwy na 15 wythnos.
Rhaid i ganolfannau sicrhau bod dysgwyr yn ymwybodol o’r Datganiad Preifatrwydd Dysgwyr sy’n esbonio’r data personol y mae Agored Cymru yn ei gasglu a pham.
Rhaid i ganolfannau sicrhau bod y cymwysterau/unedau wedi’u cymeradwyo cyn cyflwyno a chofrestru.
Mae Agored Cymru yn cynnig dau brif ddull o gofrestru dysgwyr; Cofnodi Dosbarth yn Uniongyrchol a Chofnodi Dosbarth yn Awtomataidd. Rhaid i ganolfannau cymeradwy sicrhau eu bod yn dilyn gweithdrefnau Agored Cymru i gofrestru dysgwyr mewn modd amserol a diogel.
Mae canllawiau ar gael ar gyfer dulliau cofrestru Cofnodi Dosbarth yn Uniongyrchol a Chofnodi Dosbarth yn Awtomataidd. Bydd y tîm Cefnogaeth Canolfan yn gallu rhoi cyngor ar y dull cofrestru mwyaf priodol a chynorthwyo gyda sefydlu a chefnogaeth barhaus i gofrestru dysgwyr.